Admin omnichannel ecommerce bertanggung jawab mengelola pesanan, stok, dan pertanyaan pembeli dari banyak channel dalam satu hari kerja. Karena tanggung jawab yang luas ini, satu hal kecil yang terlewat dalam proses kerja bisa langsung menjadi sumber keluhan pembeli.
Ketelitian admin dalam menjaga angka stok sangat penting. Hal ini karena ketelitian admin berdampak langsung pada penjualan. Meski aplikasi manajemen stok barang dapat membantu, keberhasilannya akan maksimal jika kebiasaan kerja admin sudah tertata dengan baik.
Alternatif platform omnichannel terjangkau untuk bisnis seperti Mekari Desty kerap dibandingkan oleh tim operasional yang mulai kewalahan menangani banyak channel. Berikut lima kebiasaan sederhana namun efektif yang bisa membuat operasional ecommerce lebih terkendali.
1. Cek Status Sinkronisasi Stok di Awal Shift
Kegagalan sinkronisasi antara channel sering kali baru ketahuan setelah pesanan bermasalah masuk ke sistem. Untuk menghindari hal tersebut, admin dianjurkan melakukan pengecekan singkat terhadap status koneksi channel dan stok produk yang paling laris sebelum memproses pesanan pertama.
Produk dengan penjualan tercepat sebaiknya menjadi prioritas utama dalam pengecekan ini. Melalui cara ini, selisih stok bisa diketahui lebih awal sehingga tidak sampai memicu pembatalan pesanan yang merugikan.
2. Proses Pesanan Berdasarkan Batas Waktu Kirim
Setiap channel biasanya memiliki batas waktu pengemasan dan pengiriman yang berbeda-beda. Jika pesanan diproses hanya berdasarkan urutan masuk, ada risiko pesanan dengan tenggat paling ketat menjadi terlambat kirim.
Mengelompokkan pesanan berdasarkan tenggat waktu memudahkan pembagian kerja dan memastikan pengiriman tepat waktu. Ketepatan waktu kirim juga menjadi salah satu komponen penting dalam penilaian performa penjual di marketplace, sehingga kebiasaan ini sangat krusial untuk menjaga reputasi toko.
3. Perbarui Stok Barang Masuk dan Retur pada Hari yang Sama
Barang masuk dan barang retur yang belum dicatat dapat membuat stok terlihat lebih kecil dari kenyataan. Akibatnya, produk yang sebenarnya masih tersedia di gudang terlihat habis di semua channel.
Mencatat barang masuk dan retur pada hari yang sama membantu menjaga jejak transaksi tetap mudah ditelusuri. Untuk retur, kondisi barang juga harus diperiksa terlebih dahulu sebelum dikembalikan ke stok siap jual agar tidak menimbulkan kesalahan pencatatan.
4. Pantau Produk yang Mendekati Batas Stok Minimum
Batas stok minimum berfungsi sebagai sinyal peringatan awal bahwa produk akan segera habis di semua channel. Batas ini biasanya dihitung dari rata-rata penjualan harian dikalikan dengan lead time supplier, yaitu waktu yang diperlukan untuk pengiriman ulang barang dari pemasok.
Daftar produk yang mendekati batas stok minimum sebaiknya disampaikan ke bagian pembelian setiap hari. Apalagi jelang periode kampanye, ambang batas ini perlu ditinjau ulang karena pola penjualan pada hari biasa tidak lagi mewakili kebutuhan stok yang sebenarnya.
5. Tutup Hari dengan Rekap Selisih dan Pesanan Tertunda
Rekap harian stok dan pesanan membantu mengunci data terakhir sebelum hari kerja berikutnya dimulai. Hal ini mempersempit rentang penelusuran jika terjadi selisih pada stok atau pesanan.
Catat juga semua pesanan tertunda dan pembatalan beserta penyebabnya. Dengan mencermati data ini, pola masalah yang berulang dari channel tertentu dapat terdeteksi lebih cepat sehingga bisa diambil tindakan korektif dengan tepat.
Kelima kebiasaan tersebut dapat memindahkan pekerjaan admin omnichannel ecommerce dari mode darurat menjadi rutinitas terkendali yang membuat operasional berjalan lebih tenang. Penerapannya bisa dilakukan bertahap, dimulai dari pengecekan sinkronisasi stok di awal shift. Tentu, apa yang terpenting adalah menjalankan kebiasaan ini secara konsisten setiap hari lebih menentukan hasil dibanding kerumitan prosedur.
Rutinitas admin terasa lebih ringan ketika pesanan dan stok di semua channel bisa terbaca dari satu tempat. Maka dari itu, gunakan Mekari Desty untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel
Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.
